Laboranlageassistent

Der Laborauftragsassistent wird zur manuellen Erfassung von Laboraufträgen und Proben eingesetzt.

Sie können beliebig viele Laboranlageassistenten pro Laborauftragsmanager oder Probenmanager einsetzen.

  • Kopfdaten

Leistungsumfang

  • Erfassung von Kopfdaten für mehrere Laboraufträgen oder Proben
  • Erfassung der individuellen Probeninformationen
  • Pflichtfelder, Kannfelder
  • Zuordnung von Untersuchungsumfängen, Masterpaketen, Paketen und Parametern
  • Erstellen und Verwenden von Vorlagen
  • Kopieren bestehender Laboraufträgen und Proben
  • Multianlage von Laboraufträgen und Proben
  • Verwendung von Kunden- und Aufgabenspezifischen Untersuchungsumfängen
  • Erfassung von Stabilitätsproben
  • Erfassung von Planproben nach Terminen
  • Weitere Leistungen können per Addon hinzugefügt werden

Durchlauf einer Probe im Labor

Der Durchlauf einer Probe in einem Labor ist von vielen Faktoren abhängig. Die grundsätzlichen Faktoren sind die Labortypen. Beim Labortyp unterscheiden wir zwischen einem Auftragslabor mit und ohne Fakturierung und einem Betriebslabor zur Produktfreigabe. Eine weitere Unterscheidung ergibt sich aus der Probenart, z.B. Handelsproben, Proben aus der Produktion, Proben für die „Freigabe“, usw.
Die Unterscheidung, ob chemische, physikalische, mikrobiologische oder sonstige technische Proben ist in dieser Betrachtung nicht berücksichtigt.

probendurchlauf

Probendurchlauf

Beispielhafter Durchlauf einer Probe in einem Auftragslabor. Bei der Probe handelt es sich um ein Trinkwasser, Lebensmittel oder ähnliche Probe. Die aufgeführten Punkte müssen nicht alle verwendet werden. Dieses ist jeweils vom Arbeitsablauf und der Akkreditierung des Labors abhängig.

  1. Anlegen von Proben
    1. Probenahme/-Ankunft (wird vom Kunden geschickt oder durch einen Probenehmer geholt bzw. geliefert
    2. Probe im HM-LIMS registrieren/aktivieren
    3. Analyseumfang zuordnen
    4. Referenzwerte, Bestimmungsgrenzen, Grenzwerte
  2. Probe zur Bearbeitung freigeben
    1. Prüfung der Probeneingangs
    2. Anpassen des Untersuchungsumfangs
  3. Arbeitslisten, Geräteschnittstellen, manuelle Ergebniserfassung
  4. Messwerte erfassen, Analysedaten importieren, Analyseanforderungen exportieren
  5. Analysedaten als erledigt und validiert kennzeichnen
  6. Probe fertigmelden
  7. Probe beurteilen
  8. Befund erstellen, Versand, Produktfreigabe
  9. Wiederholung von Analysen, Aliquots
  10. Reklamationen
  11. Erlösaufbau, Rechnungserstellung
  12. Rechnungen an die Fibu übergeben
  13. Mahnungen erstellen
  14. Zahlungseingang zur Rechnung buchen / importieren

Dieser Ablauf kann in Ihrem Labor je nach Aufgabenstellung abweichen. Der Ablauf kann mittels Konfigurationen und Scripting an die Anforderungen angepasst werden

Probenahme/-ankunft

Die Probe wird von Kunden/Probenehme gebracht oder per Post geschickt. Das Labor kann hierzu vom Kunden/Probenehmer im Vorfeld eine elektronische Bestellung per Mail oder Datenschnittstelle im Datenformat des Kunden (Excel, XML, CSV, WebDienste, etc.) erhalten haben.
Bei Probeneingang wird je nach Anforderung der Empfang das Probenpaket registriert und dann an die Probenerfassung weiter gegeben.

Probenregistrierung/-aktivierung (notwendig)

In der Probenerfassung werden die Proben identifiziert. Bei vorherigem Datenimport wird die Probe über einen vorhandenen Kunden- oder Probenehmerbarcode oder nach visueller Identifizierung aktiviert. Beim Eingang der Probe ohne Datenimport erfolgt die Registrierung und Aktivierung mittels manueller Erfassung durch den Labormitarbeiter/in im Laboranlageassistent. Die Probenerfassung kann auch als Schnellregistrierung erfolgen.
Zusätzlich werden hier nach Bedarf die Auftragsbegleitscheine, Fotos vom Probeneingang und andere Dokumente eingelesen und der Probe zugeordnet.

Datenimport bei der Probenanlage (kann)

Bei der elektronischen Probenbestellung erfolgt das Einlesen der Probendaten nach Erhalt der Informationen über unsere Probenimportschnittstelle. Die Proben werden als Planproben im System angelegt.
HM-Software kann alle gängigen und auch exotischen Datenformate einlesen. Da die Datenformate je nach Kunde sehr unterschiedlich sein können müssen im Vorfeld die entsprechenden Schnittstellen per Konfiguration oder Scripting erstellt und eigerichtet werden.  Hierbei können Sie auf vorhandene Schnittstellen und dem Knowhow von HM-Software zurückgreifen (siehe auch Eigenentwicklung).

Analysenumfang/-zuordnung (notwendig)

Die Analysenzuordnung erfolgt beim Datenimport, der Analysenumfang wird automatisch über die Probenart, das Probenmaterial und/oder andere Merkmalen identifiziert und zugeordnet. Bei der manuellen Registrierung und/oder Aktivierung der Proben, durch den Labormitarbeiter werden die Analyseumfänge ergänzt bzw. zugeordnet.

Referenzwerte, Bestimmungsgrenzen, Grenzwerte

Bei der Analysenzuordnung werden auch Referenzwerte, Bestimmungsgrenzen und Grenzwerte zugeordnet. Die Zuordnung kann auch in einem späteren Arbeitsgang erfolgen.
Die Ergebniswerte werden nach der Ermittlung mit dem entsprechenden Referenzwerten, Bestimmungsgrenzen und Grenzwerten verglichen und je nach dem Ergebnis des Vergleichs gekennzeichnet. Der Vergleich kann konfiguriert und gescriptet werden. HM-Software unterstützt Sie bei der Implementierung von entsprechenden Wünschen.

Proben zur Bearbeitung freigeben (kann)

Nach der Registrierung und Aktivierung werden die erfassten Daten durch den wissenschaftlichen Mitarbeiter auf Plausibilität und der zugeordnete Analyseumfang auf Plausibilität und Richtigkeit geprüft und bei Bedarf eventuell angepasst. Danach erfolgt die Freigabe der Probe zur Bearbeitung. Falls dieser Arbeitsschritt in Ihrem Labor nicht notwendig ist kann die Freigabe auch automatisch nach der Probenaktivierung erfolgen.

Arbeitslisten,  manuelle Messwerterfassung, Geräteschnittstellen, Ergebnisse

Nach der Freigabe zur Bearbeitung stehen dem Laborpersonal unterschiedliche Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsabläufe und der Erfassung Ihrer analysierten Daten zur Verfügung.

Arbeitslisten

In den Arbeitslisten werden gleichartige, arbeitsbereichsmäßige und gerätespezifische Analysevorgänge zusammengefasst.
Die Parameter für die Arbeitslisten können die Labormitarbeiter nach unterschiedlichen Kriterien wie Parametern, Paketen, Methoden, Matrizen oder individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Die Daten werden in den Arbeitslisten zusammengefasst. Es existieren vorgefertigte Auswahlmöglichkeiten. HM-Software kann Ihnen nach Bedarf weitere Auswahllisten zur Verfügung stellen (siehe auch Eigenentwicklung).

Geräteschnittstellen

Durch die Anbindung von Analysegeräten sowohl uni- als auch bidirektional können Sie die manuelle Messwerterfassung bis zur völligen Automatisierung reduzieren.
Es existiert eine Vielzahl von Geräteschnittstellen, die HM-Software bereits für unterschiedliche Kunden und Anforderungen erstellt hat. HM-Software kann Ihnen nach Bedarf weitere Schnittstellen erstellen und verfügt über ein sehr breites Know-how bei der Schnittstellenerstellung. Die Erstellung von Schnittstellen durch eigenes Personal ist auch möglich (siehe Eigenentwicklung).
Die Analysegeräte werden über die Schnittstellen mit der Analysierung von Parametern beauftragt oder die Analysedaten werden ausgelesen.

Messwerte erfassen, Analyseanforderungen exportieren, Analysedaten importieren

Manuelle Messwerterfassung

Bei der manuellen Messdatenerfassung werden die analysierten Messwerte über die Ergebniserfassungsmaske, vordefinierte Rohdatenmaske, z.B. für die Mikrobiologie, Sensorik oder der erstellten Arbeitsliste vom Labormitarbeiter eingetragen.

Analyseanforderungen exportieren

Über die Geräteschnittstellen können Sie nach Fähigkeit Ihres Analysegerätes gemäß der Konfiguration die Analyseanforderungen über die Ergebniserfassung, den Arbeitslisten oder den Rohdatenmasken an das Analysegerät exportieren und somit die Analyse dort beauftragen. Nach der Analyse stehen Ihnen diese Daten zum Analyseimport zur Verfügung.

Analysedaten importieren

Nach der Analyse werden die Messergebnisse automatisch oder manuell über unser Rohdatensystem eingelesen und verarbeitet. Beim Einlesen werden, je nach Anforderung und Konfiguration, alle mitgelieferten Daten, Dokumente, Grafiken, etc. revisionssicher abgelegt und die Analysen in den Messwert der Parameter eingetragen.

Ergebnisdaten

Nach der Messwerterfassung bzw. -import erfolgt die Berechnung der Ergebnisse und weitere abhängige Parameter gemäß Konfiguration durch das System.

Analysedaten als erledigt und validiert kennzeichnen

Der Labormitarbeiter kennzeichnet die Ergebnisse als erledigt, so sind diese vor Änderungen geschützt. Im Anschluss werden die Daten validiert. Je nach Laboranforderung und Konfiguration kann der Validierungsschritt auch übersprungen werden.

Probe fertigmelden

Die Fertigmeldung eine Laborprobe erfolgt durch die Laborleitung. Nach der Fertigmeldung stehen den wissenschaftlichen Mitarbeitern die Proben zur Begutachtung und weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Hinweis: Die Fertigmeldung kann gemäß Anforderung und Konfiguration auch automatisch nach der Erledigung bzw. Validierung des letzten Parameters einer Probe automatisch erfolgen.

Probe beurteilen

Bei der Ergebnisermittlung werden die Ergebnisse je nach Konfiguration bereits mit den eingetragenen Referenzwerten, Bestimmungsgrenzen und Grenzwerte verglichen und das Ergebnis als  Grafik (Ampel) dargestellt.
Mittels des Beurteilungsmoduls kann der wissenschaftliche Mitarbeiter sowohl einzelne als auch mehrere Proben automatisch oder manuell beurteilen. Eine Kombination aus beiden Vorgängen ist ebenfalls möglich. Nach der Beurteilung wird die Probe als beurteilt gekennzeichnet und steht nun zur Befunderstellung und zum Versand oder zur Produktfreigabe zur Verfügung.
Hinweis: Die Probenbeurteilung kann gemäß Konfiguration auch automatisch erfolgen. Wenn alle Kriterien der Beurteilung erfolgreich waren wird die Probe als „automatisch beurteilt“ gekennzeichnet, ansonsten muss die Freigabe über die Kennzeichnung Sonderfreigabe erfolgen.

Befund erstellen, Versand, Produktfreigabe

Nach der Kennzeichnung „Probe beurteilt“ werden Zertifikate und Befunde erstellt. Diese können gedruckt als auch elektronisch per Schnittstelle oder Mail bzw. Fax an die Berichtsempfänger gesendet werden.
Zur Produktfreigabe z.B. im produzierenden Gewerbe oder in der Logistik, kann die Datenübertragung manuell oder automatisch über Schnittstellen und Web-Services erfolgen. HM-Software steht Ihnen mit entsprechendem Know-how zur Verfügung und unterstützt Sie bei der Einbindung in Ihre IT-Landschaft bzw. in die IT-Landschaft Ihres Kunden. Die Erstellung der Schnittstellen durch eigene Mitarbeiter ist auch möglich (siehe Eigenentwicklung).

Wiederholung von Analysen, Aliquotes

Eine Wiederholung von Analysen,  Aufteilung der Proben in Unterproben, Aliquotes ist während des Analysevorganges jederzeit möglich. Die Vorgehensweise ist je nach Untersuchungs- und Freigabestatus unterschiedlich. Die entsprechenden Daten können je nach Konfiguration der Datenaufbereitung zu einem oder mehreren Berichten zusammengefasst werden.

Reklamationen

Bei einer Reklamation wird die Probe/gesamte Untersuchung inkl. Kopfdaten und bei Bedarf auch deren Dokumente als weitere Versionsnummer abgelegt und somit dokumentiert.

Erlösaufbau, Rechnungen erstellen

Nach der Analyse und Befundung werden je nach Laborart die Laborleistungen abgerechnet.
Die Ermittlung der Erlöse erfolgt je nach Konfiguration über Preislisten, Preisgruppen, kundenspezifische Preisgruppen nach Parametern, Paketen, Methoden, Probenarten oder Produktgruppen. Die Erstellung kann sowohl für einzelne Proben als auch für Laboraufträge erfolgen. Eine manuell Abrechnung bzw. die Anpassung der ermittelten Beträge ist auch möglich.
Die Preisermittlung erfolgt direkt nach Festlegung des Analyseumfanges, jedoch spätestens bei der Rechnungserstellung. Es können Einzel- als auch Sammelrechnungen pro Rechnungsempfänger erstellt werden.
Mit dem Rechnungsmodul können Sie auch beliebig andere Rechnung,  z.B. für Lieferungen von Produkten wie Kids, etc. erstellen.
Der Rechnungsversand kann sowohl über Papier mit der Post als auch elektronisch per Mail bzw.  per Fax über einen Mailserver erfolgen.  Eine Anbindung an Kundensysteme oder Edifax ist möglich. HM-Software steht Ihnen mit entsprechendem Know-how zur Verfügung  oder unterstützt Sie bei der eigenen Entwicklung (siehe Eigenentwicklung).

Rechnungen an die Fibu übergeben

Nach der Rechnungserstellung können die Rechnungsdaten inkl. Kundeninformationen an Ihre Buchhaltung übertragen werden. Aktuell sind Übertragungen zu Datev, Sage, Navision, SPA, u.a. umgesetzt werden und stehen zur Verfügung. Für die Erstellung von weiteren Schnittstellen oder individuellen Ausprägungen steht ihnen HM-Software mit entsprechendem Know-how zur Verfügung. Eine Erstellung der Schnittstelle durch einige Mitarbeiter ist möglich (siehe Eigenentwicklung).

Offene Posten, Mahnungen, Zahlungseingang

Es ist eine „offene Postenverwaltung“ mit Zahlungseingangsmodul und Mahnwesen vorhanden.
Auf Basis der „offenen Posten“ können Sie bei Bedarf Mahnungen erstellen und diese per Post oder elektronisch versenden. Desweiteren können Sie die Kunden auf Liefersperre setzen und somit eine Erfassung von neuen Aufträgen verhindern. HM-Software unterstützt Sie bei der Konfiguration entsprechender Anforderungen.

Zahlungseingang importieren

Für den Import von Zahlungseingängen auf Basis von CSV-Dateien (Sparkasse) steht ein Modul zur entsprechenden Rechnungsidentifizierung und -ausbuchung zur Verfügung.
Für weitere Schnittstellen steht Ihnen HM-Software mit entsprechendem Know-how zur Verfügung  oder unterstützt Sie bei der eigenen Entwicklung  (siehe Eigenentwicklung).

Anpassungen DMS 10/2016

Die Bearbeitung von Dokumenten wurde überarbeitet.
Ein Dokument kann nun folgende Zustände erhalten.

  • Entwurf
  • Erstellt (Freigabe zur Abnahme)
  • Abgenommen
  • Aktiv

Die Kennzeichnung erfolgt als neues Icon in der Dokumentenliste.
disliste

Dokumenteneigenschaft

  • Beschreibung zum Dokument.

Erstellung eines Erfassungsassistenten

Um die manuelle Erfassung von Labraufträgen und Proben zu erleichtern sowie die Erfassungsvorgänge zu optimieren, können pro Probenmanager beliebig viele Erfassungsassistenten eingerichtet werden.
Dieser Beitrag beschreibt das Vorgehen zur Erstellung eines Erfassungsassistenten.

Aufruf Menüdesigner im Probenmanager
Bild 1

Aufruf Addon hinzufügen
Bild 2

Auswahl Addon
Bild 3

Beschreibung anpassen
Bild 4

Speichern der Änderung
Bild 5

Aktualisieren des Modulmenüs
Bild 6

Auswahl des neuen Menüpunktes
Hinweis: Wenn der Menüpunkt nicht angezeigt wird müssen eventuell die Berechtigungen angepasst werden.
Bild 7

Formularlayout exportieren/importieren

In diesem Beitrag wird beschrieben wie Sie ein Formularlayout exportieren und wieder importieren.
Um diese Aufgabe auszuführen müssen Sie mit Key-User-Rechten angemeldet sein.

Layout 1 soll durch Layout 2 ersetzt werden

Bild 1
Layout 1
Bild 2
Layout 2

Exportieren der Layouteinstellungen

Aufruf des Editors

Bild 3

Export der Definition(Layout)

Bild 4

Speichern des Layouts

Bild 5

Beenden des Editors

Bild 6

Importieren der Layouteinstellungen

Aufruf des Editors

Bild 7

Aufruf des Imports

Bild 8

Import des layouts

Bild 9

Beenden des Editors

Bild 10

Erstellen eines Probenmanagers

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie Sie mit unseren Vorlagen ein neues Probenmanagermodul erstellen.

Aufruf Menüdesigner
Bild 1

Aufruf Addin hinzufügen
Bild 2

Auswahl Addin
Bild 3

Beschreibung anpassen
Bild 4

Speichern der Änderung
Bild 5
Aktualisieren des Hauptmenüs
Bild 6
Auswahl des neuen Menüpunktes
Hinweis: Wenn der menüpunkt nicht angezeigt wird müssen eventuell die Berechtigungen angepasst werden.
Bild 7